結婚式二次会の幹事代行[二次会サポーターズ] 東京・千葉・埼玉・茨城・栃木・群馬 1都6県対応

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結婚式二次会幹事コラム

結婚式二次会の幹事を遠方の友人に依頼しても大丈夫?

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結婚式の二次会が決まったら誰に幹事をお願いするか悩むところです。

新郎新婦の出身地が違ったり、遠方や県外に住んでいる友人を招待したり、新郎新婦が地元から離れたところに住んでいたりとパターンは色々ありますが、普段なかなか会えない距離にいる友人も結婚式となると集まってくれます。

幹事には仲の良い友人にお願いしたいところですが、その友人が先述の理由で遠方にいる場合に幹事を引き受けてもらうことは出来るのでしょうか。

人数を増やして仕事を分担する

二次会の幹事の仕事には大きく分けて「開催当日までに行う準備」と「当日に行う仕事」の2つがあります。

事前の準備には会場の下見や、会場のスタッフや新郎新婦との打合せなど、その場にいないと難しい仕事が殆どです。

これらを遠方の方にお願いするのは難しいので、幹事には開催エリアに近い所にいる人もお願いしておきましょう。

事前準備は開催場所に近い人たちで

会場を決める

まず二次会を行うことになったら会場を決める所から始まります。

会場を決めるのは新郎新婦・幹事どちらのパターンもありですが、実際に会場を下見してから決めたほうが良いでしょう。

その先、打ち合わせや準備で何度か会場に足を運ぶ機会もありますので、幹事にお願いする場合は開催エリアに近い場所にいる人を選びましょう。

二次会の内容を決める

会場が決まったら、二次会の内容について話し合います。

タイムスケジュールや、どんな演出をするか等、新郎新婦の希望を取り入れながら組み立てていきましょう。

進行内容を決める際は、幹事だけで集まるパターンと、幹事と新郎新婦が顔を合わせるパターンとあるようです。

実際の会場で食事をしながら決めたという方もいらっしゃいます。

受付や集合写真を撮る場所を確認できたり、余興をどのような動きで行うかなどイメージしやすかったり、実際会場のスタッフさんに相談できるなどのメリットがあります。

会場のスタッフさんに相談する場合は、担当の方が不在だったりお店が忙しい場合も考えられますので、事前に打ち合わせをしたい旨を伝えておくとより良いでしょう。

景品や必要なものを手配する

ゲームの景品やプチギフトなど、二次会で必要なものを準備します。

景品は幹事と新郎新婦のどちらが用意しても良いのですが、幹事が担当する場合は先に経費を渡しておけると良いですね。

準備したものを前日か当日に会場に持ち込むので、こちらも開催場所に近い人たちで担当しましょう。

音楽やDVDを流す演出がある場合、事前に会場に足を運んでちゃんと再生できるか確認もしておきましょう。

当日のお手伝いは遠方の人にも分担

会場準備

二次会当日にしかできない仕事は、遠方の友人にもお願いできます。

会場に到着してまず行うことは、会場の準備です。

新郎新婦のリクエストや、二次会のコンセプトに沿った装飾がある場合は皆で協力して準備しましょう。

飾るものとしては、ウェルカムボード、バルーン、披露宴で使用した装花、新郎新婦の写真などが多いようです。

受付

手伝ってもらって一番助かるのは、受付です。

決められた時間内に集まるゲストから会費を受け取って出欠の確認をしなければならず、とても忙しくなります。

何人かいたほうが混雑を緩和でき、ミスも防げるので数名配置しましょう。

受付を当日担当の遠方の幹事にお願いしている間に、他の幹事はこの後の進行について会場のスタッフや司会者と打ち合わせを行ったり、新郎新婦がいつ頃到着するか連絡を取ったりと別の仕事に取り掛かることもできます。

後片付け

当日の進行については事前に打ち合わせを重ねた幹事に任せましょう。

二次会が終わったら、最後は片付けです。

準備の際に持ち込んだ装飾品を外し、会場を元通りにしましょう。

集めた会費からお会計をして、新郎新婦に精算したらおしまいです。

会場の方にお礼を言って解散しましょう。

後日フォローを忘れずに

当日はバタバタしていて、新郎新婦と幹事がゆっくり話す時間が取れないかもしれません。

新郎新婦は、二次会が終わった後で幹事へお礼することを忘れずに。

感謝の気持ちを込め、新居や食事に招待すると喜ばれるでしょう。

遠方の方へはお車代として現金や商品券などをポチ袋で用意しておくと良いですね。

是非メッセージも添えてお礼の気持ちを伝えましょう。

幹事を引き受けてくれたお礼に、プレゼントを用意した新郎新婦も多いようです。

2人の大切な友人なので、何が喜ばれるか新郎新婦で相談してくださいね。

友達想いの新郎新婦様へ

友人にお願いするのが難しい場合、代行業者にお願いするのも1つの手段です。
招待した友人全員にゲストとして二次会に参加し楽しんでもらえるメリットもあります。

  • 友人や同僚に幹事の仕事を任せるのが申し訳ない
  • 開催場所と今いる場所が離れている
  • 幹事を頼みたい人が遠方に住んでいる
  • 自分たちで二次会を行うのは大変そう
  • 幹事経験のある友人がいない
  • 幹事達と時間が合わずなかなか集まれない
  • 二次会まであまり時間が無い
  • 幹事をお願いすることに気が引ける
  • 二次会でやりたいことを考えると人手が必要
  • ゲストには全員参加で楽しんで欲しい

以上のどれか一つでも該当する部分があるようでしたら、結婚式二次会の幹事代行に任せるのも一つの方法です。

まとめ

結婚式の二次会幹事は二次会サポーターズにご用命ください。

お気軽にお問合せください。お待ちしております。

【お問い合わせ窓口はこちら】

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