結婚式の二次会を行う時に必ず必要なのが幹事です。
幹事は新郎新婦の友人が行うことが多いようですが、お友達から立候補される場合と、新郎新婦からお願いする場合とがあるようです。
幹事が決まったら一安心ですが、「あとは全部お任せ！」という訳にもいきません。
幹事をお願いするうえで新郎新婦が知っておいた方が良いことや、実際幹事をやった方は何が大変だったかをまとめてみました。
お互いに気持ち良く準備を進めていく為にも幹事の仕事を知っておきましょう。
二次会の幹事をやってみて大変だったこと
会場がなかなか決まらなかった
・新郎新婦の希望する条件に合う会場が全然見つからなかった。結局、先に新郎新婦に会場の候補を挙げてもらって決定した。
・会場を探し始めた時は参加人数が曖昧だったので、会場に人数を聞かれたときに応えられず保留になってしまうことが多かった。人数変更に対応してくれる会場を見つけるのも苦労した。
・早めに準備しようと二次会会場を探したが、披露宴会場と駅が離れていたので、どちらに近い方が良いか迷ってなかなか決められなかった。二次会参加者の返事が来てからでないと決められないことが分かった。
新郎新婦はゲスト人数の把握と、会場のリストアップを
二次会の会場といっても、披露宴会場、ホテル、レストラン、居酒屋、貸切スペース等々…たくさん選択肢があります。
その中から更に人数に合わせた広さの会場を探さないといけないので、まず参加人数が分かっていること大前提となります。
会場によってはこの人数分は支払わないといけない、という決まりもありますので、想定より当日の参加者が減ってしまうと赤字になってしまいます。
新郎新婦は、幹事に二次会参加者の人数を伝えられるようにしましょう。
披露宴に呼べなかったお友達や、二次会に来てほしいいと思う方にあらかじめ連絡して参加の意思を確認したり、二次会の招待状の返信から参加者をリストアップすると確実です。
二次会で演奏をしたいとか、ダンスをしたいなど、やりたいことが決まっているようなら、条件に合った会場を探しておくと親切です。
内装のイメージやコンセプトなどにこだわりがある場合も、幹事が探してくれた会場が思っていたのと違う、となるとせっかく掛けてくれた手間と時間が無駄になってしまうので、あらかじめ主役の2人で下見して会場を決めておくとスムーズです。
二次会中は持ち場から動けず、新郎新婦も見えないし食事も出来なかった
・参加人数が多く人の出入りも激しかったので、受付のある入口から動くことが出来なかった。冬だったので扉が開く度に冷たい風が入ってきて寒いのも辛かった。
・新郎新婦のいる高砂席が一番奥にあったが、会場がL字型になっていて自分のいる場所から全く見えなかった。
・当日音楽を流すよう頼まれたが、音響ブースが個室になっていて、曲を変えるタイミングも多かったので殆ど人と話さず終わってしまった。
・意外とやることが多かったので、新郎新婦とゆっくり話す時間が取れなかった。ドリンクや料理の提供場所にも近づけなかったので、食事が全く出来なかった。料理が評判のお店を選んで楽しみにしていたので、ちょっと残念だった。
幹事の仕事は役割分担をしっかりと。また、お礼も忘れずに。
二次会が始まるまでの事前準備に加え、当日も幹事にはたくさん仕事があります。
当日バタバタしないよう、あらかじめ「受付・お金管理」「司会」「演出」など、役割を分担しておきましょう。
新郎新婦と会話したり写真を撮ったりできる歓談タイムも、幹事は次の段取りの準備や確認を行っており、二次会に参加できないことが殆どです。
まともに料理やお酒を口にできないうちに終わってしまいますので、幹事をお願いする方からは会費を頂かない方が良いでしょう。
また、二次会が終わったらお礼を渡したり、後日あらためて幹事と打ち上げを行ったりして、感謝を伝えるのも忘れないようにしましょう。
予定より会費が集まらずヒヤヒヤ。
・当日参加者が減り、会場に申告していた人数を下回ったため集めた会費ではお会計ができなかった。先に幹事たちで立て替えて支払ったが、足りないと分かった時はドキッとした。
・集めたお金と出席名簿の金額が合わず、確認に時間が掛かりお店の人に待ってもらった。受付を2人で行っていたが、よく見たら参加者に同姓同名の人がいて1人分金額がずれていることが分かった。貰い忘れかお釣りを渡し間違えたかと思っていたので解決して本当に安心した。
・事前に景品を買った人と、当日会場の会計を行った人が違ったので新郎新婦に掛かった金額を報告する時少し混乱した。
・会場費の支払いは当日現金精算だったので、受付が終わった後すぐに計算しなければならず忙しかった。また、税込と思っていたら税別だったので、思っていたより会場費の支払いが多くなってしまった。
避けたいお金トラブル。徹底した管理と余裕を持った見積りを。
二次会の参加人数が確定したら、新郎新婦はしっかり予算を決定しましょう。
会場では飲食代はもちろん、ケーキやシャンパンタワー等のオプション料金にも注意しましょう。
事前に景品やプチギフト等を購入する場合は、新郎新婦と幹事のどちらが準備するかも確認し、幹事が購入する場合は領収書で後払いするか、先にお金を渡しておくのかも決めておきましょう。
当日のドタキャン等のハプニングも想定し、余裕を持った見積りを出しておくと安心です。
不足分を幹事に立て替えてもらったら、すぐに支払えるように新郎新婦は当日もお財布に余裕を持って準備しておくと良いですね。
トラブルで一番避けたいのが金銭関係です。
後味が悪くならないようにお互いしっかり対策を取りましょう。
幹事って大変かも？友人想いの新郎新婦様へ
- まだ周りに結婚式や二次会を経験した友人が少ない
- 幹事をしたことのある友人がいない
- 幹事達と時間が合わずなかなか集まれない
- 過去の前例を聞きながら予算や進行を決めたい
- やりたいことはたくさんあるがまとめられる自信が無い
- 当日のアクシデントに対応できるか不安
- 友人に幹事をお願いすることに気が引ける
- ゲストには全員参加で楽しんで欲しい
以上のどれか一つでも該当する部分があるようでしたら、結婚式二次会の幹事代行に任せるのも一つの方法です。
まとめ
結婚式の二次会幹事代行についてのご相談、お問い合わせはお気軽にご連絡ください。
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