結婚式二次会の準備を始めるにあたり、まず必要なのが幹事です。
幹事を誰にお願いするか、目星はついていますか？
二次会を成功させるためには、誰でもいいというわけにはいきません。選び方が重要です。
どんな人に、どんなタイミングで、どんな点に注意して幹事を依頼すればいいのでしょうか。
二次会の幹事、誰にお願いした？
1位…新郎の友人
2位…新婦の友人
3位…新郎新婦共通の友人
先輩カップルたちの多くが「新郎の友人」、「新婦の友人」、「新郎新婦共通の友人」に二次会の幹事をお願いしていました。他には「家族」、「会社の同僚」、「新郎新婦自ら」という方もいらっしゃいましたが、やっぱり気心知れた友人たちに幹事をお願いするというケースが多いようです。
幹事に向いている人っているの？
会場選びに始まり、ビンゴゲームの景品の用意や当日の進行など、幹事にはかなりの量の仕事をお願いすることになります。
先程のランキングにもあるように親しい人の方が幹事の仕事は頼みやすいですが、残業が多かったり仕事のピークが重なっているような多忙な人に幹事をお願いするのは避けるべきです。
準備段階から当日まで、幹事の仕事は長期に渡って大変な業務です。
負担が掛からないように配慮しましょう。
また、同じような理由から、育児に忙しい主婦にお願いするのも考えた方がよいでしょう。
もしどうしても、と向こうから申し出てくれたような場合は、パーティ当日だけの業務ですむ受付係などを感謝の気持ちを持ってお願いするようにしましょう。
幹事に必要な人数は？
1位…2人
2位…4人
3位…1人
先輩カップルによると、二次会の規模や幹事にお願いする内容にもよるけれど、幹事の人数は2～4名が適切という結果でした。
新郎の友人だけまたは新婦の友人にだけお願いするパターンに加えて、新郎側と新婦側からそれぞれ1、2名ずつ立てた方もいらっしゃいました。
1人に任せたという方は、経験豊富な友人や知人に、単独で幹事を依頼したということでした。
仕事量の多さを分散させるために、幹事は複数の友人にお願いするといいと思います。
行動力があり、責任感の強い人を筆頭に、その他2～3名がサポートをするとスムーズなようです。
新郎新婦それぞれの友人に幹事をお願いする場合ですが、幹事同士が初対面なら、新郎新婦が引きあわせる場をセッティングしましょう。
また、披露宴には招待せず、二次会だけ参加してもらう予定の方を幹事のなかに入れておくと良いでしょう。
披露宴と二次会の間隔が詰まっていると、披露宴から参加している幹事は、披露宴の終了前に二次会会場に行かなければならない、なんてことになりかねません。
二次会会場の飾り付けなどは、二次会から参加する幹事に任せると、当日の負担を減らせます。
幹事との打ち合わせは何回行った?
1位…2回
2位…1回
3位…0回
新郎新婦と幹事が顔を合わせての打ち合わせは「2回」、というのが最も多い結果でした。
その後は必要に応じて随時連絡を取り合ったり、幹事だけで直接会う時間を設けたりして進めているようです。
打ち合わせ回数「0回」に関しては、「日常からまめに連絡を取り合っているので打ち合わせの時間を設けなくても大丈夫」というパターンもあれば、「幹事に全てお任せ」というケースもあったようです。
どのような二次会にしたいか、新郎新婦の希望が分かると幹事もプランが立てやすいので、しっかり意向を伝えられる時間を取れるようにしましょう。
二次会の準備での新郎新婦の仕事って？
幹事が決まり、顔合わせが出来たからもう安心、と丸投げをしてはいけません。
二次会の主役はあくまでも新郎新婦ですから、自分たちが当事者だという意識を持って、幹事と協力しながら進めていきましょう。
主に結婚式二次会において、新郎新婦が関わる仕事を紹介します。
・会場選び
会場は二次会の雰囲気を左右する大きな要素です。
広々とした会場でワイワイ賑やかに過ごしたいのか、アットホームな雰囲気で歓談をしたいのか、立食パーティーにするのか、着席スタイルにするのかなど、新郎新婦の頭の中にある二次会のイメージに合った会場を自分たちで選んだほうが間違いありません。
幹事に任せる場合には、自分たちの意向を十分に伝えてましょう。
・招待客リストの作成
招待客の選定は新郎新婦しかできませんから、こちらは当然新郎新婦の仕事になります。
・招待客への招待状送付
幹事の名前でメールを送付するケースもあるようですが、招待客の住所やメールアドレスが変わっていて、連絡が取れないといったトラブルもあるので、新郎新婦のバックアップが必要です。
・プログラム作成
・会場側との打ち合わせ
・ゲームや演出用の小道具手配
これらは基本的に幹事にお任せでいいと思いますが、任せっきりは感心しません。
自分たちの希望をしっかりと伝え、ことあるごとに幹事と連絡を取り合い、相談しながら進めるのが重要です。
・予算管理
トラブルの元になりかねないポイントです。
当日のゲストからの集金、会場への支払いなどは幹事に任せるのが一般的ですが、必要経費はあらかじめ新郎新婦が用意しましょう。
二次会の準備にはゲームの景品や演出のための材料費など、ある程度まとまった額の必要経費が発生します。
また、会場によっては手付金が必要なところもあります。
会場を決め、どんなものにいくらかかるのか分かった時点で、事前に必要経費を幹事に渡しておくのが礼儀です。
幹事へのお礼って何をしたら良い？
1位…現金または商品券を渡した
2位…食事をごちそうした
2位…二次会の会費を無料にした
3位…プレゼントを渡した
最も多かったお礼は「現金または商品券を渡す」という方法でした。
金額は幹事にかけた負担の度合いにもよるけれど、幹事1人当たり5000円から1万円が妥当なようです。
また、幹事の二次会会費を無料にしたうえで、それ以外のお礼もしたという方も多くいらっしゃいました。
二次会の幹事は準備のためにプライベートな時間をかなり削られることになります。
当日も進行に忙しく、料理を食べている暇などないかもしれませんから、そういった点からも幹事から会費はもらわない、と考える方が多いようでした。
気配りやお礼を忘れずに
最後に、幹事を依頼する時期は、遅くとも二次会の3ヶ月前までというのがマナーです。
メールや電話でお願いするのも礼を失しているでしょう。
直接顔を合わせ、「大変だとは思うけど、どうしてもアナタに頼みたい」と誠意を持って依頼しましょう。
そして幹事を引き受けてくれた方へなにより大切なのは、感謝の気持を言葉でしっかりと伝えること。
準備期間も幹事への気配りを忘れることなく、こまめに連絡を取り「迷惑をかけてごめんね。本当にありがとう」と伝えましょう。
依頼する側、される側両方が気持ちよく段取りを進めるためにも連絡をしっかり取り合い、当日まで協力しながら良いチームを作って進めていってくださいね。
友人に幹事を任せるのは大変そう、と思った新郎新婦様へ
- 友人や同僚に幹事に仕事を任せるのが申し訳ない
- 幹事経験のある友人がいない
- 幹事達と時間が合わずなかなか集まれない
- 二次会にあまり予算を掛けられない
- ゲストには全員参加で楽しんで欲しい
以上のどれか一つでも該当する部分があるようでしたら、結婚式二次会の幹事代行に任せるのも一つの方法です。
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