結婚式の招待状を出すタイミングで良いのは、一般的に結婚式の3～2ヶ月前といわれています。
郵送された招待状を受け取り、返信はがきをポストに投函した経験のある方には、結婚式の招待状は馴染みあるものだと思います。
では、二次会の場合、招待状はいつ頃出すのが良いのでしょうか。
そもそも結婚式の二次会を開催することを、皆様はいつ頃決めるのでしょう。
先輩カップルによると、結婚式をすると決めた時から、並行して二次会の準備を始める方もいれば、急遽開催を決めて動き始める方もいるようです。
2～3か月前に発送する
最初から二次会を行うと決めている方は、結婚式の招待状と一緒に二次会の連絡をする方が多いようです。
発送する時期が一般的に結婚式の3～2ヶ月前とされているのは、ゲスト自身の都合が一番把握できるタイミングだからです。
早すぎるとゲストの予定がまだ立っておらず、また遅すぎるとすでに予定がある恐れがあるためです。
この時期に発送すると、ゲストのおおまかな出席人数のメドが早いうちにつくので、二次会でどんなゲームをしようか、等考えやすいというメリットがあります。
1か月前に発送する
「結婚式の人数確定を優先させたい」「参加者の人数を確定させてから予算を考えたい」という方は、結婚式の出席人数が分かってから二次会の詳細を決めて招待状を送ります。
二次会は会費制のケースが殆どですが、参加人数が予算に直結するため、集まる費用から食事や景品など具体的に考えようとすると1か月前の告知になるようです。
このタイミングについてですが、一般的に、結婚式の返信ハガキの期限が「結婚式の1ヶ月前」なので、二次会の告知も同じく結婚式の1か月前になる、というわけです。
人数が分かってから二次会の内容を決められるので、詳細をイメージしやすく、予算を大幅にオーバーする等の失敗を防げます。
この時期は結婚式の準備と重なる時なので、二次会については幹事の方にお任せするなど、負担を少なくするように工夫しましょう。
4か月前に発送する
では、逆に早めに告知してみるのはどうでしょうか。
事前にお知らせするのは良いことですが、あまり早すぎるとスケジュールが組みにくいかもしれません。
結婚式に出席するつもりでも、二次会は他の都合次第になるかもしれない…と判断をしかねる場合もあるためです。
日にちだけ事前にお知らせして、詳細は式が迫ってから、というように二次会が近付いた頃に再度確認してフォローすると良いでしょう。
二次会の招待状は何で送る？
招待状の形態は様々ですが、現在の主流はメール（LINE）です。
費用もかからず、一斉に送信できるため、とても便利です。
結婚式と一緒に二次会の告知をする方は、結婚式の招待状に同封するという方法もあります。
招待状を作成する時に一番大切なことは、｢日時｣｢場所｣｢費用｣など、二次会の概要をしっかり伝えることです。
内容が分かりづらいと出欠の連絡が出来なかったり、当日会場に辿り着けなかったりしてしまいます。
内容に漏れがあると再度案内を送る手間も掛かりますので、誰が見ても分かるような招待状を作りましょう。
招待状に記載する内容
◇結婚式二次会のタイトル
・○○さん＆□□さん 結婚式二次会
・○○＆□□ Wedding Party
上記の例のように、新郎新婦どちら側のゲストにも、主賓の名前が分かるようなタイトルにしましょう。
◇日時
・開催する日にちと曜日
・受付時間、開宴時間
◇会場について
・会場の名前、住所、電話番号
・アクセス方法、駐車場の有無
会場の情報については、地図やHPアドレスなども載せてあると親切で便利です。
◇会費
・男性○○円
・女性○○円
この他に、お子様や披露宴から参加するゲストの会費を安くし、別で記載することもあります。
◇出欠の返信方法、締切日
招待状の到着2～3週間後を目安に締切日を設定すると良いでしょう。
◇連絡先
幹事の名前、可能であれば連絡先(携帯電話番号、アドレスなど)
急遽参加、不参加になった時や、遅刻しそうな時など、当日の連絡先にもなります。
◇その他
他にも、ドレスコードの指定がある場合は｢フォーマルで｣｢カジュアルで｣など入れましょう。
ハロウィンやクリスマスなど、季節のアイテムやテーマカラーといった遊び心を加えると会場に一体感が生まれます。
◇便利なテンプレート素材やオンラインサービスを活用しよう
結婚式二次会の招待状を手作りできる無料テンプレート素材のサイトや、一括して管理してもらえるオンラインサービスなど、web上には色々便利な情報があります。
負担を掛けず、楽しく準備するのに役立ちますので、自分の好みのサイトを探してみると良いでしょう。
自分たちにとってベストなタイミングを見計らって
二次会は、新郎新婦が主催するのか、幹事にすべてお任せするのかによって、状況も変わってきます。二次会の告知は早すぎず遅すぎず、ゲストの立場に立って計画できると良いですね。
二次会の招待状を早速作ろうと思った新郎新婦様へ
- 二次会の準備に掛ける時間が無い
- 幹事をしたことのある友人がいない
- 二次会ゲストの出欠管理をお任せしたい
- 招待状の作成をお願いしたい
- 幹事達と時間が合わずなかなか集まれない
- 過去の前例を聞きながら予算や進行を決めたい
- 招待状の文面を自分で考えたい
- 友人に幹事をお願いすることに気が引ける
- ゲストには全員参加で楽しんで欲しい
以上のどれか一つでも該当する部分があるようでしたら、結婚式二次会の幹事代行に任せるのも一つの方法です。
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