結婚式二次会の幹事を任されたら、何か月も前から準備をすることになりますが、もちろん当日も仕事があります。
当日はどのような進行をするのか、トラブルが起こっても対応できるよう、あらかじめやる事と時間を進行表にまとめておきましょう。
これから二次会の準備を始める方も、まず当日に何を行いたいか考えることで事前準備のスケジュールも組み立てやすくなります。
基本的な二次会の流れをご紹介します。
タイムテーブル表を作る
やりたいことが決まったら、いつどのタイミングでそれらを行うか、当日の流れを把握できるタイムテーブル表を作りましょう。
タイムテーブル表を作ることで、二次会のおおまかな流れが分かり詳しい内容を決めやすくなります。
また、当日一緒に手伝ってもらう幹事や司会者と、主役の新郎新婦にもタイムテーブルの内容は共有しておきましょう。こちらを共有することで、準備から当日の進行まで潤滑に行うことが出来ます。
二次会当日のスケジュール
会場にもよりますが、結婚式二次会は2時間程が一般的な時間です。
こちらでは18時から始まる二次会を想定したスケジュール例をご紹介します。
17:00 幹事集合
幹事の方は、パーティー開始の1時間前には会場に集まりましょう。
30分程で準備を済ませられるようにしましょう。
受付の用意
受付ブースを準備しましょう。
参加ゲストの名簿やお釣りをセットします。
会場の装飾
会場の装飾をします。
披露宴で使用した生花やウェルカムボードを持ち込む場合もあるので、誰が新郎新婦から荷物を受け取って二次会会場に運ぶのかも確認しておきます。
どのくらい装飾ができるかは会場に寄りますので、スタッフの方と事前に相談しておきましょう。
音響・照明の確認
音響や照明の操作方法をスタッフの方に教えてもらい、用意した音楽やDVDが流れるか確認します。
当日になって流れなかった、となると大変なので、出来れば事前に会場に足を運んで再生できるか確認しておきましょう。
また、二次会が始まるまでの音楽も用意しておき、新郎新婦入場までここでBGMを流しておきます。
17:30 ゲスト入場、受付開始
二次会開始の30分前から受付を始めます。
既に予定の時間より前からゲストが集まっていることもあります。
周りの迷惑にならないよう、ゲストになるべく詰めて並んでもらうよう案内したり、待機場所に誘導しましょう。
受付では名前を確認し、会費を集めます。
一気に参加者が殺到するので、2～3名で対応できると良いかもしれません。
ドリンクの案内
ウェルカムドリンクが用意されていたり、飲み放題が始められるようであれば、司会者は参加者に飲み物を勧めましょう。
新郎新婦が到着したら乾杯の挨拶を行うので、その時までに手元にドリンクがあるように案内しましょう。
新郎新婦と連絡
この時間中に、新郎新婦と連絡を取り到着時間を確認しましょう。
もし到着が遅れるようであれば、先にゲストに食事を始めてもらったり、しばらく歓談して待ってもらうよう案内しましょう。
但し、食事開始の時間は会場によって決まっているので、予定を変える場合も事前に打ち合わせた通りの時間で行うようにしましょう。
到着時間が近付いたら、もうすぐ始まることを知らせておくのも良いでしょう。
18:00 新郎新婦入場、パーティー開始
いよいよ二次会が始まります。
司会者より新郎新婦の入場を案内し、全員の拍手と歓声で新郎新婦を迎えましょう。
司会者と他の幹事で息を合わせて、入場の音楽も盛大に流しましょう。
18:05 ウェルカムスピーチ、乾杯
新郎新婦が入場し、メインテーブルに登場したら、まずは主役の二人から挨拶の言葉を頂きます。
挨拶は新郎にお任せすることが多いようです。
その後、幹事もしくはゲストの1人から乾杯の挨拶を頂き、二次会スタートです。
ゲストに乾杯の音頭を取ってもらう場合は、あらかじめ新郎新婦からお願いしておきましょう。
18:10 ケーキカット
新郎新婦によるケーキ入刀を行います。
入刀後は、お互いにケーキを食べさせ合う「ファーストバイト」があっても良いでしょう。
ファーストバイトとは、新郎新婦がケーキの一切れを互いに食べさせあって二人の愛情の深さをアピールする演出のことをいいます。
バイトとは英語で「かじる」という意味です。
披露宴でファーストバイトを行っていた場合、二次会では「セカンドバイト」とも呼びます。
18:20 歓談タイム1
しばらく新郎新婦と参加者がお話をしたり、写真を撮ったりする時間を取ります。
料理も食べてもらいましょう。
この間に、受付の人は参加人数と金額が回収したお金と合っているか確認しておきましょう。
また、余興が控えている場合は、この時間に余興を行う人と打ち合わせを行っておきます。
会場内で会話がしやすいよう、BGMの音楽と音量にも配慮しましょう。
18:40 余興タイム1
5分前には余興が始められるような態勢をとっておきましょう。
歌・ダンス・映像演出などは10～15分にまとめられると良いですね。
音響や照明など、手伝いが必要な場合は協力します。
19:00 歓談タイム2
この歓談中に次の余興やゲームの準備を行います。
時間が押している場合は、この時間を飛ばすか短くします。
19:20 余興タイム2
司会者と幹事でゲームの進行や補助を行います。
盛り上げつつ、時間が長引かないように調整するのも大切な仕事です。
最初の余興タイムでゲームを行い、この時間に新郎新婦へサプライズを行うこともあります。
サプライズの例としては、友人たちからのビデオメッセージや、友人や両親からの手紙朗読などがあります。
新郎・新婦から相手にサプライズすることもあるようです。
二次会の終了時間が近付いているので、この時間内に退場の準備やプチギフトの手配なども行っておきます。
19:40 新郎新婦より閉会の挨拶
あっという間に感じられるかもしれませんが、そろそろ二次会もお終いです。
パーティーの締めくくりに、主役から挨拶の言葉を頂きましょう。
今までの盛り上がった雰囲気から一転し、しっとりと感動的なBGMを流すと良いかもしれません。
19:50 新郎新婦退場
司会者の誘導と音楽で新郎新婦が退場します。
司会者は、ゲストが最後まで声援と拍手で温かく見送るような案内をしましょう。
入場の時と同様、音楽もしっかり流します。
20:00 ゲスト退場
新郎新婦がお見送りの準備が出来たら、ゲストもお開きです。
新郎新婦が出口に立ち、プチギフトを渡しながらゲストをお見送りします。
一人一人と話し込むと長蛇の列が出来ますので、後方のゲストを待たせないよう、ゲストにも新郎新婦にも挨拶は手短にしてもらいましょう。
3次会がある場合は、締めの挨拶の時に直接新郎新婦から話すか、ゲストが帰りの準備をしている間に司会者から案内します。
幹事の人達はこの間に会場の片付けを行います。忘れ物が無いようチェックしましょう。
20:20 撤収
片付けや支払いが終わったら、会場のスタッフの方に挨拶してお店を出ます。
この時ようやく落ち着いて新郎新婦とお話が出来るかもしれませんね。
お店を出たら、幹事のお仕事は終了です。
喜んでもらえる楽しい二次会を
いかがでしたか？
ここまでが基本的な二次会の流れと、当日の幹事の仕事です。
当日まではやる事も多く道のりを長く感じられるかもしれませんが、いざ始まってしまうと、あっという間に終わってしまいます。
後悔がないように、綿密に計画を立てて当日に臨みましょう。
成功のコツとしては、イベントを詰め込みすぎないことです。
せっかくのお祝いなのでたくさんやりたいことが出てくると思いますが、絞り込むことでパーティーにメリハリもつき盛り上がりやすくなります。
タイムテーブルを見ながら、それぞれの時間を想定して組み立てましょう。
本番にはハプニングがつきもの。
多少予定通りにいかなくても大丈夫です。
最後まで全員が楽しく過ごせて、新郎新婦のお二人に喜んでもらえたら大成功といえるでしょう。
良い思い出になるよう最後まで頑張りましょう。
幹事って大変かも？と思った新郎新婦様へ
- 友人や同僚に幹事の仕事を任せるのが申し訳ない
- 幹事を頼める人がいない
- 自分たちで二次会を行うのは大変そう
- 幹事経験のある友人がいない
- 幹事達と時間が合わずなかなか集まれない
- 二次会まであまり時間が無い
- 幹事をお願いすることに気が引ける
- 二次会でやりたいことを考えると人手が必要
- ゲストには全員参加で楽しんで欲しい
以上のどれか一つでも該当する部分があるようでしたら、結婚式二次会の幹事代行に任せるのも一つの方法です。
まとめ
幹事代行について二次会サポーターズにお任せください。
ぜひ、お気軽にお問い合わせください。
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