せっかくの結婚式の二次会、新郎新婦もゲストも楽しめるパーティーにしたいですよね。
でも、予期せぬトラブルに後悔しているカップルもいらっしゃるようです。
一体、結婚式二次会当日にどんなことが起こったのか、準備段階でどのようなことに取り組んでおけば良かったのか、先輩カップルの体験も交えてご紹介していきます。
ドタキャン！当日参加！予想外の出席人数に
予算や席数の計画を立てるためにも、参加人数の確定は早めにしておきたいものですが、急な出席や欠席は必ず出てきてしまうものです。
二次会に来てくれるゲストのために、お料理やゲームの景品など奮発し、ゲストからもらう会費で足りない分は、自分たちで負担した新郎新婦。
「このくらいならなんとか大丈夫！」と思っていたら、二次会直前や当日にドタキャンが何件か重なってしまい、思っていた以上の赤字になってしまいました。
ゲストには喜んでもらえましたが、予定外の出費に正直なところ「経済的にキツかった」ようです。
余裕を持った設定を
突然のキャンセルで赤字に・・・というのはよく聞く話です。
出席を予定しているゲストでも、体調不良などでどうしても直前のキャンセルは出るもの。
全員出席が前提の、ぎりぎりの予算で考えるのはキケンです。
まず大切なのは、当日までに出来る限り全員の出欠を明確にして、出席するかどうか曖昧な人を残しておかないこと。
はじめから何人かキャンセルが出ることを想定して、予算設定をしましょう。
また、人数が増えた時のために、席や料理の追加が出来るような会場を選ぶようにしましょう。
会費の設定で失敗！景品がランクダウン
さて、二次会の会費は、どうやって決めたら良いでしょうか？
「過去に参加した二次会は○○円だった」
「『大体〇〇円が相場じゃない？』って友達から聞いた」
そんな自分の経験や他人の意見から、なんとなく会費を決めた新郎新婦。
会場や、演出・余興の内容を具体的に決める前に、設定した金額のまま、案内状を出してしまいました。
その結果、思った以上に出費が多くて予算が足りなくなり、仕方なくゲームの景品を予定よりちょっと手頃なものにして調整することに。
数は揃えられましたが「コレ！」という目玉景品がなく、イマイチ盛り上がりに欠けるゲームになってしまいました。
二次会の内容を決めてから会費の設定を
結婚式の二次会の会費は、場所や内容にもよりますが、6,000～9,000円くらいが一般的なようです。
でも、世間の相場が必ずしも自分たちの二次会とマッチするとは限りません。
まずは自分たちがどんな二次会にしたいのか考えて、大体どれくらい費用がかかりそうか分かってから、会費を決めるようにしましょう。
また、「消費税を入れるのを忘れていて予算オーバーしてしまった」という事例もあります。
会場料や飲食代など、金額が大きいと消費税もかなりの額になりますので、予算を立てる際には消費税の計算も忘れないようにしましょう。
DVDが流れない！余興が台無しに
二次会での余興は、会場のプロジェクターを借りて、ムービーを流してもらう予定だった新郎新婦。
ところが当日、まさかの機材トラブルでムービーの再生ができず、敢え無く中止になってしまいました。
友人から内容を秘密にされていたので楽しみにしていたので残念だったし、時間を掛けて準備してくれていた友人にも申し訳ない気持ちになったそうです。
事前のチェックを忘れずに
会場の機材を借りる場合も、持ち込む場合も、二次会前に早めに会場に行って、ちゃんと流れるかどうか確認しておきましょう。
特に自作のDVDは、機器によって再生できるものとできないものがあったりします。
自宅で観れたからと安心せずに、再生確認をお忘れなく。
また、ムービー以外にも、持ち込む予定のBGMなども、ちゃんと流れるかどうかチェックしておきましょう。
幹事が確認してくれているかもしれませんが、バタバタしていてうっかり忘れていたということもあるかもしれません。
新郎新婦から会場のスタッフに声をかけて、お願いしておくと良いかもしれませんね。
なかなか新郎新婦が入場しない？主役不在の二次会に
披露宴の終了時刻から1時間後を二次会の開始時刻に設定したところ、当日、思いのほか披露宴が長引いてしまった新郎新婦。
披露宴のゲストのお見送りが終わった時点で、すでに二次会の開始時間になってしまいました。
必死でタクシーを飛ばしましたが、結局1時間遅れて到着することに。
二次会会場も決まった時間までしか使用できなかったので、歓談時間やゲームの数を減らしてなんとか終わらせたそうです。
二次会開始時間は余裕をもって
披露宴から二次会のスタートまでの時間が長すぎるのも、ゲストがどうやって時間を潰そうか悩んでしまいそうですが、短すぎるのもダメなんですね。
他にも、時間が押して、披露宴から二次会に参加する幹事がやむなく披露宴を途中で抜け出して準備に向かったり、新郎新婦の到着まで急遽立食だったパーティーを着席にしてゲストに食事をしてもらったりと、予定外の状況に翻弄された経験を持つ方は多くいらっしゃいました。
披露宴が予定の終了時刻をオーバーするのは、よくあることのようです。
余裕をもって、披露宴の終了時刻から2時間後くらいを目安に、二次会のスタート時間を設定すると良さそうです。
また、会場選びもポイントの一つ。
披露宴会場から近い会場を選ぶほか、ある程度使用時間の融通が利く会場もあるようなので、会場選びのときの検討材料にしてみてくださいね。
幹事同士と新郎新婦との連携が大事
よく聞く話から、「そんなこともあるんだ！」とびっくりのエピソードもあったかもしれません。
ですが、どれも事前に注意すれば防げそうなものばかり。
先輩カップルの失敗談を参考にしっかり準備して、思い出に残るステキな二次会にしてくださいね。
二次会の幹事は、幹事同士・新郎新婦と上手に連携をとっていくことが大切です。
幹事同士が上手にコミュニケーションをとるためにも、初回の打ち合わせに食事会などを開くといいかもしれません。
幹事って大変かな？と思った新郎新婦様へ
- まだ周りに結婚式や二次会を経験した友人が少ない
- 幹事をしたことのある友人がいない
- 幹事達と時間が合わずなかなか集まれない
- 過去の前例を聞きながら予算や進行を決めたい
- やりたいことはたくさんあるがまとめられる自信が無い
- 当日のアクシデントに対応できるか不安
- 友人に幹事をお願いすることに気が引ける
- ゲストには全員参加で楽しんで欲しい
以上のどれか一つでも該当する部分があるようでしたら、結婚式二次会の幹事代行に任せるのも一つの方法です。
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